我們可以把年度會員大會當成活動來舉辦嗎？
可以。使用活動功能處理報名、名額與出席，並以投票群組處理議程中的決議事項。在 Randel 中，投票群組會顯示明確的投票人名單，結果在大會結束後仍可追蹤。
Randel 團隊撰寫 · 最後審閱：2026年9月27日
重點摘要
- 七個階段：建立、設定規則、報名、溝通、簽到、記錄、檢討
- 在開放報名前，先確定報名資格、名額與票券規則
- 出席紀錄應該存放在會員紀錄中，而不是另一份試算表
- 活動與會議是不同的工作流程，需求也各不相同
- Randel 的票券款項直接進入您自己的 Stripe 帳戶，不收取佣金
逐步說明的協會活動工作流程
無論是研討會、繼續教育工作坊、地區聚會或年度會員大會，大多數協會活動都遵循相同的七個階段。寫下每個階段的負責人，就能避免所有事情都落在同一個人身上時，常見的最後一刻手忙腳亂。
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1
建立活動
設定活動名稱、日期、形式（實體或線上）、地點或線上連結，並簡短說明活動適合哪些人、為什麼值得參加。
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2
設定報名資格、名額與票券
決定誰可以報名，例如全體會員、特定群組或受邀來賓，名額有多少，以及活動是免費還是需要購票。先確定這些規則，就能避免日後手動處理例外狀況。
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3
開放並管理報名
公開報名，依照名額上限留意出席名單，並即時更新取消情形，讓人數保持正確。
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4
與報名者溝通
寄送報名確認、實用資訊，並在活動前寄出提醒：實體活動提供抵達資訊，線上活動則提供視訊連結。
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5
辦理簽到
在入口或活動開始時為參加者辦理簽到，讓紀錄反映實際出席的人，而不是報名的人。
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6
將出席記錄在會員紀錄中
出席紀錄應該與方案、付款與文件一起記錄在每位會員的檔案中，不需要有人在不同工具之間複製名單。
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7
檢視參與情形
比較報名與簽到人數，記下首次參加的會員，以及報名卻未出席的會員，並約定後續追蹤方式。
為什麼要把協會活動與會員紀錄串連起來
出席情形是會員如何體驗協會最清楚的指標之一。當它存放在另一個活動工具中，只能回答「誰參加了這場活動？」當它記錄在會員紀錄中，就能協助回答對整個組織都重要的問題：哪些會員今年一場活動都沒參加、新會員是否參加了他們的第一場活動，以及即將續約的會員參與情形如何。
在 Randel 中，實體與線上活動都包含報名、名額上限、票券、簽到與出席追蹤，並全部與會員檔案連結。票券款項直接進入貴組織自己的 Stripe 帳戶，Randel 不收取佣金，Stripe 的處理費另計。
活動結束後如何運用活動資料
活動後檢討是最常被跳過的階段，卻正是串連資料發揮價值的地方。通常在活動後一週內做一次簡短檢討就足夠了。Randel 的儀表板會顯示會員參與指標與每月活動概況，讓每場活動後的檢討更容易持續進行。
累積一年下來，同樣的檢討就能拼湊出整個活動行事曆的全貌：哪些活動能吸引新會員參加第一次聚會、哪些活動吸引資深會員，以及哪些活動可以合併或取消。當每場活動都寫入同一份會員紀錄，而不是每次都另開一份新試算表時，這個全貌就容易看清楚得多。
- 歡迎首次參加的會員，並推薦下一場活動或引薦對象
- 追蹤報名卻未出席的會員
- 在續約日前標示出沒有任何出席紀錄的會員
- 記下哪些形式與主題吸引最多會員參加
- 與理監事會分享報名、出席與首次參加人數
活動與會議：本指南的範圍有何不同
本指南聚焦於活動：需要報名、有名額限制、有時需要購票，並由許多會員參加同一場合的聚會。會議則是不同的工作流程。委員會議、導師諮詢通話或一對一引薦，涉及的是特定受邀參與者與共享行程，而不是開放報名。
協會兩者都需要，而在 Randel 中，兩者都會記錄在會員檔案上。線上場次的視訊通話仍在 Zoom、Google Meet 或類似工具中進行。如需兩種工作流程的並列比較，以及如何舉辦會議，請參閱更完整的活動與會議指南。
何時 Eventbrite 更適合公開活動
並非每一場協會活動都是會員活動。仰賴觸及協會以外人士並廣泛售票的大型公開研討會，可能很適合使用 Eventbrite 這類專門的售票平台，它就是為公開活動的曝光與報名而打造的。目前的費用請參閱 Eventbrite 官方的主辦單位價格頁面。
有些協會會同時採用兩種做法：面向大眾的活動使用售票平台，會員活動則放在與會費和會員紀錄相同的系統中，讓出席紀錄成為每位會員歷史的一部分。
有個簡單的判斷方式。如果大多數參加者已經是會員，或者您希望出席情形能做為會員參與與續約溝通的參考，就把活動與會員紀錄放在一起。如果大多數參加者是您還不認識、透過搜尋或售票平台找到活動的人，公開售票平台可能更能觸及他們。
相關問題
線上活動應該和實體活動用相同方式追蹤嗎？
應該。線上活動也要記錄報名與出席，否則主要以遠端方式參與的會員看起來會像是不活躍。Randel 在同一個工作流程中支援實體與線上活動。
向理監事會提交的活動報告應該包含什麼？
保持簡短：報名人數、出席人數、首次參加人數、付費活動的票券收入，以及一兩項可供下一場活動參考的心得。格式一致的報告，讓一整年的活動更容易互相比較。
參考來源與延伸閱讀
- Eventbrite：主辦單位價格方案 - www.eventbrite.com
- ASAE：協會專業人士資源（英文） - www.asaecenter.org
- Zoom：視訊會議與網路研討會 - zoom.us